Communicatietips

Communicatie is het belangrijkste instrument om reorganisaties en andere veranderingen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Enkele tips:

  • Bedenk vooraf wat je wilt bereiken: wil je informeren, overtuigen, geruststellen, weerstand bespreekbaar maken?
  • Houd het kort: niet langer dan een half uur presenteren zonder afwisseling.
  • Gebruik concrete taal: geef voorbeelden uit de praktijk; gebruik geen abstracte termen of vakjargon.
  • Leef je in in de behoeften/belangen van je medewerkers.
  • Laat vooraf vragen inleveren die tijdens de presentatie beantwoord worden; laat eventueel collega’s vragen inventariseren.
  • Neem niet jouw behoeften en belangen, maar die van je medewerkers als uitgangspunt.
  • Leg niet alleen uit ‘wat’ er verandert, maar ook ‘waarom’.
  • Bij besluiten: de besluitvormingsprocedure en huidige status uitleggen.
  • Als overtuiging gewenst is: nodig je medewerkers dan uit om te reageren.
  • Geef je medewerkers waar mogelijk de gelegenheid om een reactie voor te bereiden: bouw tijd in om na te denken / op te schrijven / voor te bespreken in subgroepjes. Dit verlaagt de drempel om te reageren.
  • Voor een optimaal klimaat om reacties van alle medewerkers (ook die paar hele stille) uit te lokken, kun je ze vragen om bijvoorbeeld hun grootste zorg anoniem op een briefje te schrijven, de briefjes in te nemen, op te hangen en voor te lezen als ingang voor een gesprek. Neem hierbij alle zorgen serieus, voorkom dat je een oordeel uitstraalt.
  • Luister.
  • Herhaal je boodschap!

In de brochure Communicatie bij verandering vind je meer informatie en ideeën.